NordForsk-stadgar
Stadgarna gäller från och med 13 januari 2014 efter beslut i ÄK-U, MR-U och MR-SAM.
Övergripande mål
1.1 NordForsks uppgift är att befrämja och vidareföra det nordiska samarbetet inom ramen för dess mandat. NordForsks alla verksamhetsformer och aktiviteter bör syfta till en hög nordisk profil och bidra till den nordiska nyttan så att verksamheten skapar ett nordiskt mervärde utöver de rent fackliga samarbetsresultaten.
NordForsk utgör en del av Nordiska Ministerrådets organisation. Vid NordForsks utåtriktade aktiviteter ska sambandet mellan Nordiska Ministerrådet och NordForsk därför göras tydligt i syfte att stärka den nordiska profilen.
1.2 NordForsk har som övergripande mål att främja ett effektivt samarbete mellan de nordiska länderna i fråga om forskning och forskarutbildning av högsta internationella kvalitet.
1.3 NordForsk ska koncentrera sin insats på forskningsområden som ger nordiskt mervärde. Det gäller såväl områden där de nordiska länderna har en internationell styrkeposition som strategiskt betydelsefulla områden, där en gemensam nordisk satsning behövs för att bygga upp en forsknings- och utbildningskompetens av internationell kvalitet och styrka.
Verksamhet och arbetsuppgifter
2.1 NordForsk ska fungera som ett samarbetsorgan mellan nationella forskningsfinansierande organ. NordForsk ska främst utforma initiativen utifrån de nationella forskningsfinansierande organens prioriteringar. Förslag till initiativ kan också identifieras av forskningsvärlden. Samarbetet ska kunna omfatta såväl grundforskning som mer praktiskt tillämpade inriktningar.
2.2 NordForsk ska arbeta i nära dialog med Ministerrådet och dess sekretariat. Det gäller först och främst MR-U under vilken NordForsk sorterar. Dialogen med MR-U ska bland annat innehålla ett årligt möte med diskussion om NordForsks planer, budget och strategi för kommande år, samt en årlig rapportering av det gångna året. NordForsk bör även ha en dialog med övriga ministrar som berörs av forskningsfrågor.
2.3 Samarbetet kring konkreta satsningar som rör forskning eller forskarutbildning bör normalt förutsätta ett förpliktigande finansiellt deltagande från minst två nordiska länder och ett tredje land utanför Norden, eller Grönland, Färöarna eller Åland. Rent bilaterala satsningar ska inte stödjas av NordForsk.
NordForsk kan ge stöd till marginalfinansiering av de totala projekt- och programkostnaderna och kan även bekosta förstudier.
2.4 NordForsk ska huvudsakligen agera i syfte att
2.4.1 Samordna väsentliga forskningsprioriteringar och samordna och planlägga infrastruktursatsningar som identifieras som lämpliga för en nordisk satsning.
2.4.2 Ge ekonomiskt stöd till relevanta nordiska forskningssatsningar tillsammans med nationella organ för forskningsfinansiering.
2.4.3 Fatta beslut om gemensamma satsningar inom forskarutbildningsområdet.
2.4.4 Finansiera förstudier eller utredningar som kan utgöra grund för beslut om en nordisk satsning.
2.4.5 Ta initiativ till att skapa ett forum för forskningspolitisk debatt.
2.4.6 På uppdrag eller på eget initiativ ge råd till Nordiska ministerrådet och andra ministerråd kring konkreta frågeställningar.
Styrelsens ansvar
3.1 NordForsks styrelse utnämns av och är ansvarig inför Nordiska ministerrådet (MR-U).
3.2 Styrelsen har det övergripande ansvaret för NordForsks verksamhet och har arbetsgivaransvar för samtliga medarbetare med undantag för anställning och entledigande av direktören.
3.3 Styrelsen ansvarar för den långsiktiga strategiska planeringen, utifrån de syften/målsättningar för institutionen som Ministerrådet angivit. Styrelsen är, inom de ramar som Nordiska Ministerrådet angivit, ett policy-skapande organ inom institutionens fackområde och ska behandla frågor av större betydelse rörande målsättning, verksamhetsinriktning, organisation, ekonomi, budget och personalpolitik samt svara för att resultaten regelbunden följs upp och utvärderas.
3.4 Styrelsen ska säkra verksamheten genom att utarbeta riktlinjer för direktören samt svara för uppföljningen av dessa.
Styrelsens sammansättning
4.1 Styrelsen består av 6 styrelseledamöter och 4 observatörer. Medlemmarna ska utses med utgångspunkt i deras centrala placering i det nationella/nordiska forskningssystemet. Styrelsen ska ha en ingående kunskap om forskning, forskarutbildning, innovations- och forskningspolitik samt ledning, administration och ekonomistyrning.
4.2 Styrelseledamöter (med beslutanderätt):
4.2.1 5 styrelseledamöter från de nationella organen för forskningsfinansiering (råd/styrelser etc.) i de nordiska länderna, nominerade av ansvarig minister
4.2.2 1 styrelseledamot från de nordiska universitetens och högskolornas samarbetsorganisation (NUS), nominerad av NUS.
4.3 Observatörer med förslags- och yttranderätt men utan rätt att delta i besluten:
4.3.1 1 observatör utnämnd av Nordiska ministerrådets sekretariat
4.3.2 3 observatörer för de nationella organen för forskningsfinansiering i Grönland, Färöarna och Åland, utsedda av ansvarig minister
4.4 Styrelseledamöter utnämns i regel för en fyraårsperiod med möjlighet till förlängning i ytterligare två år. Om det finns särskilda skäl kan Ministerrådet dock utnämna styrelseledamöter för en kortare period.
4.5 Vid sammansättning av styrelsen ska jämställdhet eftersträvas.
4.6 En representant för personalen äger rätt att delta i styrelsens arbete enligt domicillandets medbestämmanderegler.
4.7 När styrelseledamöter utses ska risken för jäv undvikas, jämför punkt 5.9.
Styrelsens arbets- och beslutsformer
5.1 Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. Ordförandeskapet ska rotera mellan länderna. En ordförandeperiod kan uppgå till högst två år och en styrelseledamot kan vara ordförande högst två perioder i följd. Valet av ordförande och vice ordförande ska meddelas Nordiska Ministerrådets sekretariat.
5.2 Styrelsen är beslutför när minst hälften av styrelseledamöterna är närvarande.
5.3 Styrelsen bör sträva efter att fatta beslut genom samförstånd. Kan samförstånd inte uppnås har varje styrelseledamot en röst. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5.4 Styrelsen sammanträder när ordföranden så bestämmer eller när minst två styrelsemedlemmar eller direktören begär det.
5.5 Det ska föras protokoll från styrelsemötena. Protokollet skickas till ministerrådets sekretariat for kännedom.
5.6 Direktören är normalt styrelsens föredragande och sekreterare. Direktören har vidare ansvar för beredningen av de ärenden som föreläggs styrelsen och för verkställigheten av styrelsens beslut. Styrelsen träffar närmare bestämmelser (arbetsordning) om utförandet av sitt uppdrag.
5.7 Styrelsen kan fatta beslut vid ordinarie möten, vid telefonmöte, videokonferens eller genom skriftlig procedur (inkl. elektronisk post).
5.8 Styrelsen kan delegera beslutanderätten i ärenden, som inte är av principiell eller av större betydelse till arbetsutskott, ordföranden eller direktören.
5.9 En styrelseledamot får inte delta i behandlingen av frågor, om styrelseledamoten har ett personligt intresse i ärendet eller om ledamoten kan komma att inneha en dubbel roll. Alla styrelseledamöter är skyldiga att själva uppmärksamma eventuella jävssituationer.
Styrelsen fattar beslut om huruvida det föreligger jäv.
5.10 Styrelsen ska fastställa en arbetsordning om dess verksamhet och uppgifter.
Referensgrupp
6.1 Styrelsen nedsätter en referensgrupp vars uppgift är att vara råd-givande till styrelsen. Medlemmarna i referensgruppen ska ha en ingående kunskap om forskning, forskarutbildning, samt innovations- och forskningspolitik.
6.2 Referensgruppen kan bestå bland annat av representanter från följande organisationer:
6.2.1 Näringslivet
6.2.2 De nationella organen för forskningsfinansiering i Estland, Lettland och Litauen
6.2.3 Nordisk Innovation
6.2.4 Övriga forskningsfinansierande organ.
6.3 Styrelsen beslutar i övrigt om ramarna för referensgruppen.
Sekretariat/Administration
7.1 NordForsks sekretariat består av en direktör och en personalstyrka vars storlek och ämnesmässiga kompetensprofil fastställs av styrelsen på grundval av en bemanningsplan utarbetad av direktören med utgångspunkt i vad som krävs för att utföra NordForsks uppgifter.
7.2 Direktören ansvarar för institutionens löpande verksamhet. Institutionen ska fullgöra sitt arbete i nära kontakt med berörda delar av Nordiska Ministerrådet och dess sekretariat. Direktören disponerar NordForsks anslag.
7.3 Nordiska Ministerrådet eller ämbetsmannakommittén kan efter delegering tillsätta/säga upp institutionsledaren på förslag från Generalsekreteraren. Det ankommer på styrelsen att lämna förslag till Generalsekreteraren. Ministerrådet eller ämbetsmannakommittén respektive Generalsekreteraren kan efter delegering fastställa också anställningsvillkor och förändringar i dessa. Styrelsens förslag bifogas.
7.4 Styrelsen utlyser tjänsten som direktör, bedömer inkomna ansökningar och ger därefter Nordiska ministerrådet förslag om vem som bör anställas.
7.5 NordForsks övriga chefspersoner eller nyckelpersoner anställs/sägs upp av styrelsen eller av direktören efter delegation från styrelsen. Annan personal tillsätts och entledigas av direktören. Personalen anställs normalt på fyraårskontrakt med möjlighet till förlängning. Den samlade kontraktsperioden är dock högst åtta år. Övriga anställningsvillkor regleras genom ”Överenskommelse av den 9 december 1988 om de anställdas rättsställning vid nordiska institutioner” och övriga bestämmelser utfärdade av Nordiska ministerrådet. Anställda vid NordForsk är oavhängiga av de nationella förvaltningarna.
Finansiering och ekonomi
8.1 NordForsks verksamhet finansieras helt eller delvis över Nordiska ministerrådets budget. Nordiska ministerrådets ”Økonomireglement for virksomheder finansieret over Nordisk Ministerråds budget” och det internordiska revisionsreglementet för medel som nordiska parlament beviljat till Nordiska ministerrådet gäller för NordForsk. Härutöver kan Nordiska ministerrådet (MR-SAM) utfärda ytterligare instruktioner för förvaltning och ekonomi.
8.2 NordForsk omfattas av Ministerrådets system med kontraktsstyrning. NordForsks årsredovisning, som omfattar årsräkenskaper och verksamhets-berättelse, ska av styrelsen tillsammans med revisionsberättelsen överlämnas till Nordiska Ministerrådet. Revisionsberättelsen ska innehålla förslag till beslut i Ministerrådet huruvida årsredovisningen kan godkännas.
8.3 När NordForsks verksamhet upphör tillfaller institutionens egendom Nordiska Ministerrådet.
Offentlighet
9.1 I fråga om offentlighet av NordForsks handlingar ska domicillandets bestämmelser tillämpas även for denna nordiska institution.
Övriga bestämmelser
10.1 NordForsk ska tills vidare vara placerat i Oslo.
10.2 Nordiska ministerrådet (MR-U) beslutar om ändringar, tillägg eller upphävande av dessa stadgar. Ändringar, tillägg eller upphävande av stadgar ska godkännas av MR-SAM.